7.3.2. Registro de Factura desde Orden

1. Ubique en el menú de ADempiere, la carpeta “Gestión de Compras”, luego seleccione la ventana “Documentos por Pagar”, adjunto imagen para referencia.

   

   Imagen 1. Menú de ADempiere

2. Podrá visualizar la ventana “Documentos por Pagar”, con todos los registros que contiene ADempiere referente a documentos por pagar.

   

   Imagen 2. Ventana Documentos por Pagar

3. Seleccione la opción “Registro Nuevo” en la barra de herramientas de ADempiere, para crear un documento nuevo en la ventana “Documentos por Pagar”.

   

   Imagen 3. Registro Nuevo

   1. Seleccione en el campo “Organización”, la organización para la cual se esta realizando el documento por pagar de productos o servicios, el valor en el mismo debe ser diferente del símbolo (*).

      

      Imagen 4. Campo Organización

   2. En el campo “No. de Documento”, no es necesario ingresarlo en forma manual, al momento de realizar un registro, ADempiere genera un número de secuencia automáticamente para el documento, al seleccionar la opción guardar del nuevo registro de documento por pagar.

      

      Imagen 5. Campo No. del Documento

   3. Introduzca en el campo “Control No”, el número de control fiscal establecido para el documento que se encuentra realizando.

      

      Imagen 6. Campo Control No.

   4. Introduzca en el campo “Descripción”, una breve descripción referente al documento por pagar que se encuentra realizando.

      

      Imagen 7. Campo Descripción

   5. Seleccione en el campo “Fecha Facturación”, la fecha que posee el documento por pagar en físico.

      

      Imagen 8. Campo Fecha de Facturación

   6. En el campo “Referencia de Orden de Socio del Negocio”, se puede ingresar la referencia de orden del socio del negocio para esta transacción específica. Frecuentemente los números de orden de compras se dan para ser impresas en las facturas como una referencia más fácil.

      

      Imagen 9. Campo Referencia de Orden de Socio del Negocio

   7. Seleccione el socio del negocio proveedor en el campo “Socio del Negocio”.

      

      Imagen 10. Campo Socio del Negocio

   8. Seleccione el tipo de documento a generar en el campo “Tipo de Documento”, la selección de este define el comportamiento del documento que se esta elaborando, dicho comportamiento se encuentra explicado en el documento “Tipo de Documento” elaborado por ERPyA.

      

      Imagen 11. Campo Tipo de Documento

   9. Podrá visualizar en el campo “Dirección del Socio del Negocio”, la dirección de localización del socio del negocio proveedor.

      

      Imagen 12. Campo Dirección del Socio del Negocio

   10. De igual manera, puede visualizar en el campo “Usuario”, el usuario en ADempiere del socio del negocio seleccionado anteriormente.

       

       Imagen 13. Campo Usuario

   11. Seleccione en el campo “Factura Afectada”, la factura afectada para ser asignada automáticamente al registro que se encuentra realizando.

       

       Imagen 14. Campo Factura Afectada

   12. Seleccione en el campo “Lista de Precios”, la lista de precios con la cual requiere generar el documento por pagar.

       

       Imagen 15. Campo Lista de Precios

   13. Podrá visualizar en el campo “Moneda”, la moneda definida para la lista de precios seleccionada.

       

       Imagen 16. Campo Moneda

   14. El checklist “Documento Fiscal”, indica que el registro de documento por pagar es considerado un documento fiscal y se utiliza para las facturas declaradas.

       

       Imagen 17. Checklist Documento Fiscal

       Note

       Recuerde guardar el registro de los campos de la ventana antes de cambiar a otra pestaña. Esto se puede realizar seleccionando el icono “Guardar Cambios”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere.

   15. Seleccione la opción “Crear Desde Factura”, desplegada por el icono “Proceso”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere.

       

       Imagen 18. Opción Crear Desde Factura del Icono Proceso

   16. Podrá visualizar la ventana “Crear Desde una Orden / ADM / Factura / Recepción en una Factura”, que permite crear un documento por pagar desde una orden, autorización de devolución, factura o recepción.

       

       Imagem 19. Ventana Crear Desde una Orden / ADM / Factura / Recepción en una Factura

       1. Seleccione en el campo “Crear Desde Tipo”, la opción desde la cual requiere generar el documento por pagar. Para este ejemplo es utilizada la opción “Orden”.

          

          Imagen 20. Campo Crear Desde Tipo

       2. Seleccione en el campo “Orden de Venta”, el número de documento correspondiente a la orden desde la cual requiere generar el documento por pagar.

          

          Imagen 21. Campo Orden de Venta

       3. Seleccione la opción “Comenzar Búsqueda”, para filtar la información en base a lo seleccionado anteriormente.

          

          Imagen 22. Opción Comenzar Búsqueda

       4. Seleccione el registro de la orden y la opción “OK”, para cargar a la ventana “Documentos por Pagar”, la información del registro seleccionado.

          

          Imagen 23. Selección de Registro y Opción OK

   17. Seleccione el icono “Refrescar”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere, para refrescar la ventana “Documentos por Pagar” y sea cargada la información de la orden.

       

       Imagen 24. Icono Refrescar

7.3.2.1. Línea de la Factura

1. Seleccione la pestaña “Línea de Factura”, para confirmar la información cargada desde la ventana “Crear Desde una Orden / ADM / Factura / Recepción en una Factura”, correspondientes al documento por pagar que se encuentra realizando.

   

   Imagen 25. Pestaña Línea de Factura

7.3.2.2. Factura

1. Regrese a la ventana principal “Factura”, para completar el documento por pagar que se encuentra realizando.

   

   Imagen 26. Pestaña Principal Factura

   1. En el campo “Orden de Compra”, se muestra el número de documento de la orden de compra asociada al documento por pagar.

      

      Imagen 27. Campo Orden de Compra

   2. El checklist “Pagado”, indica si el documento ya fue pagado.

      

      Imagen 28. Checklist Pagado

   3. Podrá visualizar en el campo “Total de Líneas”, la sumatoria total de todos los netos de línea sin impuestos ni cargos, que contiene el documento por pagar.

      

      Imagen 29. Campo Total de Líneas

   4. De igual manera, podrá visualizar en el campo “Gran Total”, la sumatoria de todos los montos reflejados en el campo “Total de la Línea”, de todas las líneas que contiene el documento por pagar.

      

      Imagen 30. Campo Gran Total

      Note

      El gran total identifica el total incluyendo impuestos y totales de fletes en la moneda del documento.

   5. El campo “Estado del Documento”, indica el estado del documento en este momento, para cambiar el estado del documento utilice la opción “Procesar Factura”, desplegada por el icono “Proceso”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere.

      

      Imagen 31. Campo Estado del Documento

   6. El campo “Tipo de Documento”, indica el tipo de documento que determina la secuencia del documento o las reglas del proceso.

      

      Imagen 32. Campo Tipo de Documento

   7. Seleccione la opción “Procesar Factura”, desplegada por el icono “Proceso”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere.

      

      Imagen 33. Opción Procesar Factura del Icono Proceso

   8. Seleccione la acción “Completar” y la opción “OK”, para completar el documento “Orden de Compra”.

      

      Imagen 34. Completar Documento