3.1. Tracking de Envío¶
El procedimiento “Personal Shopper” puede ser registrado en ADempiere, permitiendo controlar los saldos de las transacciones involucradas en dicho procedimiento. Para ello, es necesario que se realicen los procesos explicados a continuación, dependiendo del caso que sea presentado al momento quhe el cliente adquiere dicho servicio.
3.1.1. Recibo de Dólares en Físico¶
3.1.1.1. Registro de Servicio Personal Shopper¶
Cuando el cliente adquiere el servico “Personal Shopper” por primera vez e indica que el pago será realizado por completo con dólares en efectivo. Suponiendo que su monto total disponible sea de mil trecientos dólares (1300$), se debe realizar lo siguiente:
Es necesario registrar el cobro en la caja “Compras_USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
“Diario de Caja”: Compras_USD
“Tipo de documento”: Cobro Nacional
“Socio del Negocio”: La persona que está entregando los dólares ($)
“Cargo”: Compra Exterior
“Total de Pago”: 1200
“Moneda”: USD
Recuerde que en este registro se va a colocar solo el monto que queda de la resta de servicio de personal shopper.
Note
El valor de personal shopper lo indica “Ana” y ya es un valor que se tiene bajo una negociación entre “Ana” y “El Cliente”, Ana saca ese valor del servicio del personal shopper en base.
3.1.1.2. Factura del Servicio Personal Shopper¶
Se crea la factura del servicio de personal shopper, donde se reflejan los otros cien dólares (100$). Está factura lleva los siguientes datos:
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Mientras tanto va hacer en bolívares (Bs), hasta se defina si va hacer en dólares ($) y si en el formato de impresión va a salir convertido.
“Tipo de Documento Destino”: Factura de Cuentas por Cobrar Nacional
“Socio del Negocio”: Cliente
“Moneda”: VES
“Producto (Tipo Servicio)”: Personal Shopper
“Monto Base Convertido”
“IVA 16%”
Note
Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para crear una factura, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Documento por Cobrar.
Adicional a ello, se crea el cobro del servicio en la caja “Cobranza USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
Warning
Debe haber una tasa cargada con el valor de la tasa de la factura
“Diario de Caja”: Cobranza USD
“Tipo de Documento”: Cobro Nacional
“Socio del Negocio”: Mismo Cliente
“Moneda”: USD
“Se deja tildado él “Sobre sub-pago””
Note
Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para crear una cobranza, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Caja Cobranza.
3.1.1.3. Intercambio de Dólares¶
Este procedimiento consta en realizar el intercambio de los dólares en efectivo a dólares electrónicos. Para ello, se registra la transferencia en ADempiere desde la ventana “Transferencia Bancaria”, donde se envía desde la cuenta “Compras USD” a la cuenta “Caja Intercambio”.
Por último, el dinero vuelve en dólares electrónicos desde la cuenta “Caja Intercambio” a la cuenta “Compras USD”. Para ello, se debe realizar nuevamente una transferencia bancaria.
Note
Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para realizar una transferencia, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Transferencia Bancaria.
3.1.1.4. Relación de Facturas¶
La relación de las compras se debe registrar en la caja “Compras USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
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Se debe registrar una caja por cada factura de compra enviada por “Ana”.
“Diario de Caja”: Compras USD
“Tipo de Documento”: Pago Nacional
“Cargo”: Compra Exterior
“Descripción”: Lo que se está llevando de esa compra, con la cantidad de artículos.
“Fecha de la Transacción”: Debe ser la fecha en la que llegue la relación de esa compra.
“Total del Pago”: El monto total de esa compra.
Adicional a ello, se debe hacer un cierre de caja para relacionar las compras, considerando los siguientes datos:
“Cuenta”: Relación de Compras USD
Al relacionar las cajas debe realizar la búsqueda por el cargo “Compra Exterior” y el socio del negocio “Cliente”.
Podrá visualizar el registro de ingreso de los mil doscientos dólares (1200$) y los egresos de las compras relacionadas previamente. Estos registros se deben seleccionar para cruzar los saldos y sí hay diferencia eso lo debe reflejar el cierre de caja que se está realizando.
Note
Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para realizar un cierre de caja, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Cierre de Caja.
3.1.1.5. Cobro del Envío de la Compra¶
El cobro del envío de la compra se debe registrar en la caja “Cobranza USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
“Diario de Caja”: Cobranza USD
“Tipo de Documento”: Pago Nacional
“Cargo”: Encomienda
“Total del Pago”: El monto total del valor del envío.
Adicional a ello, se debe realizar el cierre de la caja “Cobranza USD”, con el monto total del envío.
“Observación”
Quedan cien dólares (100$) en caja cobranza, eso se debe llevara a la caja administrativa. Cuando el cliente llega se le indica el saldo que debe.
El envío realmente no es algo válido ya que no se sabe cómo realmente va a pagar el cliente, por ello ubicamos nuevamente la caja “Cobranza USD” que contiene el saldo de la deuda por el envío y se selecciona la opción “Reversar Causación”.
Luego, se crea una copia a la fecha en la que asistio el cliente para reversar la caja “Cobranza USD” que contiene el saldo de la deuda por el envío y está contrapartida qué va a estar a la fecha qué se reverse me va a llevar a cero la caja de los setentra dólares (70$).
Dependiendo de cómo pague se crea el documento por cobrar, si el cliente pide factura se debe crear el documento por cobrar, y posterior a ellos se crea la caja cobranza ya sea en “VES” o en “USD”.
Sí no pide factura se hace directamente en la caja y se lleva contra un cargo “Encomienda”, dependiendo de cómo cae la cobranza ella lo divide qué va a banco o qué va a caja administrativa de ventas “USD”.
Para ver toda la relación se va a detalle de caja y ubica por socio de negocio, cobros.
3.1.2. Recibo de Dólares Electrónicos¶
Cuando el cliente adquiere el servico “Personal Shopper” por primera vez e indica que el pago será realizado por completo con dólares electrónicos. Suponiendo que su monto total disponible sea de mil trecientos dólares (1300$), se deben realizar dos (2) cobranzas para indicar lo siguiente:
Una (1) caja cobranza llamando a la factura del servicio “Personal Shopper”.
Una (1) caja cobranza por el valor de las compras llamando al cargo “Compra Exterior”.
Una (1) transferencia bancaria por el valor de las compras.
Para registrar el proceso correctamente en ADempiere, es necesario seguir el siguiente procedimiento:
3.1.2.1. Factura del Servicio Personal Shopper¶
Suponiendo que el servicio de personal shopper tiene un valor de cien dólares (100$). Se crea la factura del servicio de personal shopper, donde se refleja el costo del mismo en la caja “Compras_USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
Warning
Mientras tanto va hacer en bolívares (Bs), hasta se defina si va hacer en dólares ($) y si en el formato de impresión va a salir convertido.
“Tipo de Documento Destino”: Factura de Cuentas por Cobrar Nacional
“Socio del Negocio”: Cliente
“Moneda”: VES
“Producto (Tipo Servicio)”: Personal Shopper
“Monto Base Convertido”
“IVA 16%”
Note
Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para crear una factura, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Documento por Cobrar
3.1.2.2. Registro de Servicio Personal Shopper¶
El procedimiento consta en realizar dos cobranzas para reflejar por separado el valor de las compras y el valor del servicio personal shopper. Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para crear una cobranza, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Caja Cobranza. Recuerde que debe considerar los siguientes puntos al momento de la elaboración de cada cobranza.
Registrar el cobro de las compras en la caja “Compras_USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
“Diario de Caja”: Compras_USD
“Tipo de documento”: Cobro Nacional
“Socio del Negocio”: La persona que está transfiriendo los dólares ($)
“Cargo”: Compra Exterior
“Total de Pago”: 1200
“Moneda”: USD
Recuerde que en este registro se va a colocar solo el monto que queda de la resta de servicio de personal shopper.
Note
El valor de personal shopper lo indica “Ana” y ya es un valor que se tiene bajo una negociación entre “Ana” y “El Cliente”, Ana saca ese valor del servicio del personal shopper en base.
No debe olvidar realizar por completo el procedimiento regular explicado en el documento Registro de Caja Cobranza. Recuerde que el mismo culmina luego de completar el segundo cierre de caja, correspondiente a la caja cobranza creada previamente, con la finalidad de llevar la misma a su saldo inicial. Adicional a ello, debe realizar el depósito a la cuenta “Bofa de Ana” y en el mismo se debe tildar el checklist “Dividir Depósito”, para que sea habilitado el campo “No. de Documento”, donde se ingresa el número de referencia.
Luego, se debe registrar el cobro del servicio de personal shopper, donde se reflejan los cien dólares (100$), en la caja “Compras_USD”, ubicada en la ventana “Caja”, considerando los siguientes datos:
Warning
Debe haber una tasa cargada con el valor de la tasa de la factura
“Diario de Caja”: Cobranza USD
“Tipo de Documento”: Cobro Nacional
“Socio del Negocio”: Mismo Cliente
“Factura”: La factura creada por el servicio de personal shopper
“Moneda”: USD
“Se deja tildado él “Sobre sub-pago””
Note
Recuerde que el valor de personal shopper lo indica “Ana” y ya es un valor que se tiene bajo una negociación entre “Ana” y “El Cliente”, Ana saca ese valor del servicio del personal shopper en base.
No debe olvidar realizar por completo el procedimiento regular explicado en el documento Registro de Caja Cobranza. Recuerde que el mismo culmina luego de completar el segundo cierre de caja, correspondiente a la caja cobranza creada previamente, con la finalidad de llevar la misma a su saldo inicial. Adicional a ello, debe realizar el depósito a la cuenta “Bofa de Ana” y en el mismo se debe tildar el checklist “Dividir Depósito”, para que sea habilitado el campo “No. de Documento”, donde se ingresa el número de referencia.
Finalmente, se registra la transferencia en ADempiere desde la ventana “Transferencia Bancaria”, donde se envía desde la cuenta caja “Bofa Ana” a la cuenta caja “Compras USD”, con el socio de negocio el cliente y el monto de las compras. Si requiere del material que explica el procedimiento detallado para realizar una transferencia, puede visualizar el mismo en el documento Registro de Transferencia Bancaria.